Datenschutz

Reichsstetthexa Rottweil e. V.
Vor Lau 23, 78652 Deißlingen
Postfach 1606, 78616 Rottweil
E-Mail: vorstand@reichsstetthexa.de

Vertreten durch den Vorstand: Tobias Efinger, Mario Rapp, Fabienne Schinzel.
Eingetragen beim Amtsgericht Stuttgart, VR 470797.

Für Fragen zum Datenschutz und zur Wahrnehmung deiner Rechte erreichst du uns unter derselben Adresse: vorstand@reichsstetthexa.de

Einen Datenschutzbeauftragten haben wir nicht bestellt; die gesetzlichen Voraussetzungen dafür liegen bei uns nicht vor.

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit das für den Betrieb der Website und die Vereinsarbeit erforderlich ist. Diese Erklärung beschreibt, welche Daten dabei anfallen, wozu und auf welcher Rechtsgrundlage.

Die Website wird auf einem Server betrieben, der bei der STRATO GmbH, Otto-Ostrowski-Straße 7, 10249 Berlin, gehostet wird. Der Server wird von einem Mitglied unseres Vorstands betreut; weitere Personen haben keinen Zugriff. Mit STRATO besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Die Verarbeitung findet in einem Mitgliedstaat der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums statt.

Beim Aufruf der Website werden vom Webserver automatisch Daten in Protokolldateien gespeichert: aufgerufene Adresse, Datum und Uhrzeit, übertragene Datenmenge, Statusmeldung, Browsertyp und Betriebssystem, Referrer-URL und IP-Adresse.

Diese Verarbeitung ist zum Betrieb der Website technisch erforderlich. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren und störungsfreien Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Protokolldateien werden täglich rotiert und nach spätestens acht Tagen automatisch gelöscht.

Beim Besuch der Website setzen wir keine Cookies, auch nicht beim Absenden des Kontaktformulars oder des Aufnahmeantrags. Es gibt kein Tracking und keine Einbindung von Analyse- oder Werbediensten.

Cookies entstehen erst, wenn sich ein Mitglied im Mitgliederbereich anmeldet. Es sind ausschließlich technisch notwendige Cookies unserer eigenen Website:

Cookie	Zweck	Dauer
PHPSESSID	Hält die Anmeldung im Mitgliederbereich während der Sitzung aufrecht	bis zum Schließen des Browsers oder zur Abmeldung
csrf_https-contao_csrf_token	Schutz vor Angriffen über gefälschte Formularanfragen	bis zum Schließen des Browsers oder zur Abmeldung
REMEMBERME	„Angemeldet bleiben" — nur, wenn du diese Option bei der Anmeldung auswählst	1 Jahr oder bis zur Abmeldung

Mit der Abmeldung werden alle drei Cookies gelöscht.

Für diese Cookies ist keine Einwilligung erforderlich, weil sie für den von dir angeforderten Dienst unbedingt erforderlich sind (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Rechtsgrundlage der damit verbundenen Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung des Mitgliedschaftsverhältnisses).

Über das Kontaktformular werden erhoben: Name, E-Mail-Adresse und Nachricht.

Die Angaben werden nicht in der Website gespeichert, sondern ausschließlich per E-Mail an den Vorstand übermittelt. Sie verbleiben danach im E-Mail-Postfach des Vorstands (siehe Abschnitt 13).

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Beantwortung deiner Anfrage), bei Anfragen zur Mitgliedschaft Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Wer über die Website die Mitgliedschaft beantragt, gibt an: Art der Mitgliedschaft (aktiv, passiv, Junghex), Name, Vorname, Straße und Hausnummer, PLZ, Ort, Geburtsdatum, E-Mail-Adresse, Telefon, Mobilnummer.

Bei Junghexen bis einschließlich des 16. Lebensjahres zusätzlich Name, Vorname, Telefon und E-Mail-Adresse einer erziehungsberechtigten Person.

Außerdem zwei Erklärungen: die Bestätigung, Satzung und zugehörige Ordnungen gelesen zu haben, sowie die Einwilligung in die Veröffentlichung von Foto- und Filmaufnahmen (siehe Abschnitt 9).

Auch diese Angaben werden nicht in der Website gespeichert, sondern per E-Mail an den Vorstand übermittelt und dort gespeichert (siehe Abschnitt 13).

Rechtsgrundlage für die Antragsdaten ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Anbahnung der Mitgliedschaft). Für die Bildrechte ist es die Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO — sie ist freiwillig und kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden; die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung bleibt davon unberührt. Bei Minderjährigen erteilen die Erziehungsberechtigten die Einwilligung.

Mitglieder können sich mit E-Mail-Adresse und Passwort anmelden. Verarbeitet werden dabei die Anmeldedaten, ein Sitzungscookie (Abschnitt 4) und der Zeitpunkt der letzten Anmeldung.

Im Profil sind hinterlegt: Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Telefon, Mobilnummer, Anschrift, Geburtsdatum, Eintrittsdatum, Mitgliedsgruppe sowie optional ein Profilfoto. Mitglieder können ihre Kontaktdaten selbst ändern; die Änderung wird dem Vorstand per E-Mail mitgeteilt, damit sie in die Mitgliederverwaltung übernommen werden kann.

Passwörter werden ausschließlich als kryptografischer Hash gespeichert, nicht im Klartext.

Im Mitgliederbereich stehen zusätzlich interne Dokumente bereit. Der Abruf ist nur nach Anmeldung möglich; die Prüfung erfolgt serverseitig bei jedem Zugriff.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung des Mitgliedschaftsverhältnisses).

Busfahrkarten

Im Mitgliederbereich verwalten wir die Fahrkarten für die Busfahrten des Vereins. Dazu speichern wir je Karte die Ausfahrt, den Fahrgast (bei Leihhexen und Gästen nur den Namen), das Mitglied, bei dem die Karte liegt, Kauf und Preis sowie die Anwesenheit bei Hin- und Rückfahrt. Du siehst nur die Karten, die bei dir liegen; alle Angaben sieht nur die vom Vorstand bestimmte Fahrkarten-Verwaltung. Beim Weitergeben einer Karte zeigt eine Namenssuche den Vor- und Nachnamen anderer Mitglieder. Per E-Mail informieren wir dich über neue und übertragene Karten und schicken dir den Fahrplan. Sechs Monate nach der Ausfahrt löschen wir die Karten; übrig bleibt nur eine anonyme Zählung.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Mitgliedschaft), für die Namen von Leihhexen und Gästen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (geordnete Durchführung der Fahrt).

Auf der Seite „Vorstandschaft" nennen wir die Mitglieder des Vorstands mit Name, Funktion und Foto, bei einzelnen Personen zusätzlich eine Kontaktmöglichkeit (E-Mail oder Telefon), soweit die Person das wünscht.

Rechtsgrundlage für Name und Funktion ist unser berechtigtes Interesse, dass Mitglieder und Öffentlichkeit wissen, wer den Verein vertritt (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Foto und persönliche Kontaktdaten veröffentlichen wir nur mit Einwilligung der jeweiligen Person (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO); sie kann jederzeit widerrufen werden.

Bei unseren Veranstaltungen — vor allem bei Umzügen und anderen öffentlichen Auftritten während der Fasnet — entstehen Fotos und Filme. Wir veröffentlichen sie auf dieser Website, auf unserem Instagram-Konto und geben sie für Presseberichte weiter.

Übersichtsaufnahmen von Umzügen und Veranstaltungen, auf denen Personen als Teil des Geschehens zu sehen sind, veröffentlichen wir auf Grundlage unseres berechtigten Interesses, über das Vereinsleben und das Brauchtum zu berichten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Du kannst dem jederzeit widersprechen (siehe Abschnitt 17); wir nehmen das betreffende Bild dann von unseren Kanälen.

Aufnahmen, auf denen eine einzelne Person gezielt im Mittelpunkt steht, veröffentlichen wir nur mit deren Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Mitglieder können diese Einwilligung mit dem Aufnahmeantrag erteilen. Sie ist freiwillig — ohne sie wird der Antrag genauso bearbeitet — und kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden; die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Veröffentlichung bleibt davon unberührt. Bei Minderjährigen entscheiden die Erziehungsberechtigten.

Bitte beachte: Bilder, die bereits gedruckt oder in Presseberichten erschienen sind, können wir nach einem Widerspruch oder Widerruf nicht mehr zurückholen.

Die Mitgliederdaten des Vereins werden nicht auf der Website gepflegt, sondern in einer externen Vereinsverwaltung. Die Website zeigt davon einen Auszug:

• Beim Import werden die dort gepflegten Stammdaten in die Website übernommen, damit Mitglieder sie im Mitgliederbereich sehen.
• Ändert ein Mitglied im Profil seine Kontaktdaten, wird die Änderung dem Vorstand per E-Mail gemeldet, damit sie in die Vereinsverwaltung übernommen werden kann. Bis zum nächsten Abgleich sind diese Felder gesperrt.
• Wer in der Vereinsverwaltung nicht mehr geführt wird, wird beim nächsten Abgleich auf der Website gelöscht — nicht nur gesperrt. Das betrifft den Zugang, die Stammdaten und ein hinterlegtes Profilfoto.

Die Vereinsverwaltung ist damit die führende Quelle: Die Website hält keine eigenen Bestände ausgetretener Mitglieder.

Die Vereinsverwaltung wird von einem externen Dienstleister im Auftrag des Vereins betrieben. Die Verarbeitung findet in der Schweiz statt; für die Schweiz hat die Europäische Kommission ein angemessenes Datenschutzniveau festgestellt. Mit dem Dienstleister besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Auf Anfrage nennen wir dir den Dienstleister.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Auf der Startseite zeigen wir die neuesten Beiträge unseres Instagram-Kontos.

Die Beiträge werden von unserem Server bei Instagram abgerufen und die Bilder auf unserem Server gespeichert. Beim Aufruf der Seite werden sie von dort ausgeliefert. Es besteht dabei keine Verbindung deines Browsers zu Meta, und es werden keine Daten dorthin übertragen — insbesondere nicht deine IP-Adresse.

Erst wenn du einen Beitrag anklickst, wechselst du zu Instagram. Ab diesem Zeitpunkt gilt die Datenschutzerklärung der Meta Platforms Ireland Limited.

Auf Terminseiten kann eine Karte des Veranstaltungsorts angezeigt werden. Die Karte wird erst geladen, wenn du sie ausdrücklich aktivierst; bis dahin siehst du an dieser Stelle einen Platzhalter und es werden keine Daten an Dritte übertragen.

Mit dem Aktivieren wird die Karte von der OpenStreetMap Foundation, St John's Innovation Centre, Cowley Road, Cambridge CB4 0WS, Vereinigtes Königreich, geladen. Dabei wird deine IP-Adresse dorthin übertragen. Für das Vereinigte Königreich hat die Europäische Kommission ein angemessenes Datenschutzniveau festgestellt. Rechtsgrundlage ist deine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG), die du jederzeit für die Zukunft widerrufen kannst.

Die Schaltflächen „Route planen" sind reine Links zu Google Maps bzw. Apple Karten. Es werden keine Daten übertragen, solange du sie nicht anklickst.

Für den Versand von E-Mails (Formular-Benachrichtigungen, Passwort zurücksetzen, Busfahrkarten) nutzen wir den Dienst Brevo der Brevo GmbH, Köpenicker Straße 126, 10179 Berlin. Mit dem Anbieter besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Die Daten werden auf Servern in der Europäischen Union gespeichert. Für einzelne Unterstützungsleistungen können Konzerngesellschaften und Dienstleister außerhalb der EU Zugriff erhalten (u. a. USA, Kanada, Indien); dafür bestehen Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission (Art. 46 DSGVO) bzw. für Kanada ein Angemessenheitsbeschluss (Art. 45 DSGVO). Übermittelt werden die E-Mail-Adresse des Empfängers und der Inhalt der jeweiligen Nachricht.

Die E-Mail-Postfächer des Vereins (u. a. vorstand@reichsstetthexa.de) werden über Microsoft 365 betrieben. Alle Nachrichten, die über die Formulare dieser Website an den Vorstand gehen, werden dort empfangen und gespeichert — einschließlich der Angaben aus dem Aufnahmeantrag. Vertragspartner ist die Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland. Grundlage ist Microsofts Datenschutznachtrag (Data Protection Addendum), der Bestandteil der Produktbedingungen ist. Microsoft speichert und verarbeitet die Daten von Kunden aus der EU grundsätzlich innerhalb der EU („EU Data Boundary"). Soweit in Einzelfällen Daten in die USA übermittelt werden, geschieht das auf Grundlage von Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Nachricht zur Mitgliedschaft gehört (Aufnahmeantrag, Zugang zum Mitgliederbereich, Profiländerungen). Im Übrigen — etwa bei Kontaktanfragen — ist es Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in einem zuverlässigen Versand der Nachrichten, die du über die Website auslöst, und in der Organisation der Vereinsarbeit über gemeinsame Vereinspostfächer.

Über die oben genannten Stellen hinaus geben wir personenbezogene Daten nicht weiter. Eine Übermittlung erfolgt nur, soweit wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.

• Server-Logfiles: nach spätestens acht Tagen (siehe Abschnitt 3).
• Kontaktformular: Die Anfrage liegt als E-Mail im Postfach des Vorstands und wird nach Erledigung gelöscht.
• Aufnahmeantrag: Die Angaben werden nach Übernahme in die Vereinsverwaltung im Postfach gelöscht. Der Antrag selbst wird als Beleg der Mitgliedschaft — einschließlich der erteilten Einwilligung in die Bildveröffentlichung — zu den Vereinsunterlagen genommen.
• Mitgliederdaten: Endet die Mitgliedschaft, wird der Datensatz auf der Website beim nächsten Abgleich mit der Vereinsverwaltung gelöscht. Dieser Abgleich findet mindestens einmal im Jahr statt. Unterlagen, die der Verein aus steuer- oder handelsrechtlichen Gründen aufbewahren muss, liegen nicht auf der Website, sondern in der Vereinsbuchhaltung.
• Busfahrkarten: sechs Monate nach der jeweiligen Ausfahrt; danach bleibt nur eine anonyme Zählung (siehe Abschnitt 7).

Für den bloßen Besuch der Website musst du uns keine Daten angeben; die technisch nötigen Angaben (Abschnitt 3 und 4) überträgt dein Browser automatisch.

Beim Kontaktformular und beim Aufnahmeantrag sind die als Pflicht markierten Felder nötig, damit wir deine Anfrage beantworten bzw. deinen Antrag bearbeiten können. Eine gesetzliche Pflicht, uns die Daten zu geben, besteht nicht. Die Einwilligung in die Bildveröffentlichung ist freiwillig — ohne sie wird der Antrag genauso bearbeitet.

Für den Mitgliederbereich brauchen wir deine E-Mail-Adresse als Anmeldenamen; ohne sie ist keine Anmeldung möglich.

Für eine Busfahrkarte brauchen wir den Namen des Fahrgasts; ohne Namen können wir keine Karte ausstellen.

Eine automatisierte Entscheidungsfindung oder ein Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

Du hast das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO).

Erteilte Einwilligungen kannst du jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Wende dich dafür an die in Abschnitt 1 genannte Adresse.

Unabhängig davon steht dir ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu. Zuständig ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg, Heilbronner Straße 35, 70191 Stuttgart.

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich die Website oder die Rechtslage ändert. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.

Stand: Oktober 2026